Cómo optimizar las reuniones virtuales de trabajo
Con la pandemia y luego de dos años, algunas tendencias que ayudan a optimizar el trabajo de los equipos se han mantenido. Sin lugar a dudas, la tecnología ha sido aliada estratégica para que se desarrollara el trabajo remoto y se hiciera sostenible en el tiempo tanto esa modalidad como en el formato híbrido.
La tecnología ha ofrecido mayor flexibilidad y también nuevas opciones para realizar las tareas cotidianas. Entre ellas las reuniones de trabajo se han transformado en híbridas en ocasiones (algunos asistentes participan de forma presencial y otros de manera virtual), estas reuniones tienen algunos beneficios significativos: se ahorra tiempo de traslado para determinados participantes, se permite el teletrabajo, se ofrece mayor flexibilidad y se logra interacción de los equipos rompiendo barreras geográficas. Un aspecto clave antes de organizar una reunión, tanto virtual como híbrida, es la planificación y también considerar la dinámica. Si la empresa pretende plantear un estado de situación donde el desarrollo será breve, lo más recomendable será optar por una reunión híbrida, si en cambio se pretende realizar un taller o un espacio de intercambio e interacción de equipos la modalidad más apropiada será la presencial.
El equipo de Ideación Internacional de la empresa Haworth ha estudiado la utilización de reuniones híbridas y sugiere emplear lo que denomina “RIST” (recursos, implicación, sonido y tecnología).
Sobre los recursos, indica que contar con los materiales necesarios y compartirlos a los asistentes a la reunión con anticipación mejoran la participación. Esto está estrechamente vinculado con la implicación, ya que lograr participación hace que la reunión sea más efectiva y productiva.
Con respecto al sonido, señalan que es fundamental que todos los asistentes logren sentirse como si estuvieran en la oficina de modo presencial y que quienes se encuentren en las instalaciones de la empresa puedan comprender y captar los aportes de quienes se encuentran trabajando de forma remota. Por último al mencionar la tecnología indican que es importante invertir en un sistema de videoconferencia operativo para que cualquier reunión se desarrolle con éxito.